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As ferramentas de colaboração no trabalho remoto tornaram mais fácil do que nunca para os proprietários de empresas trabalharem com profissionais em todo o mundo. Seja em fusos horários diferentes ou simplesmente em escritórios diferentes na mesma cidade, os funcionários remotos podem acessar diversas ferramentas para compartilhamento de dados, colaboração em projetos em tempo real e muito mais.
Colaboração remota significa trabalhar em projetos com outras pessoas por meio de conexões remotas pela Internet. Ferramentas de colaboração remota são ferramentas digitais usadas pela Internet entre várias pessoas. Na maioria dos casos, essas ferramentas podem ser usadas por várias pessoas de uma equipe simultaneamente, permitindo que os empresários colaborem com trabalhadores remotos em todo o mundo em projetos centralizados.
As ferramentas de colaboração remota também podem incluir um componente de computação em nuvem, permitindo que todos os usuários salvem e armazenem dados do projeto em um servidor em nuvem. Esses dados podem então ser recuperados de vários dispositivos conectados à Internet, fazendo login em uma conta.
Se você faz parte de uma equipe remota, planeja iniciar uma equipe remota ou deseja fazer a transição de sua equipe existente para uma estrutura remota, abaixo estão dez ferramentas essenciais de colaboração de trabalho remoto para mantê-lo conectado:
Trello é um software colaborativo para gerenciamento de projetos. Usando o Trello, você cria painéis de tarefas virtuais para compartilhar o status de várias tarefas.
Isso permite que funcionários remotos designados acompanhem tarefas individuais e de grupo em projetos maiores, e um quadro do Trello pode ser compartilhado com pessoas de fora da sua organização. Os clientes podem verificar um quadro do Trello para atualizações de status do projeto, o que significa atualizações instantâneas e relatórios menos demorados.
Slack é uma das principais ferramentas de colaboração em equipe para mensagens instantâneas. Assim como os clientes de mensagens instantâneas do passado, o Slack permite que membros remotos conectados da equipe configurem sessões de bate-papo privadas e bate-papos em grupo, e você também pode anexar mídia a mensagens para compartilhar com grupos.
Seja trabalhando em casa, no escritório ou em qualquer lugar, você pode pesquisar rapidamente nas mensagens do Slack informações importantes. O Slack também fornece acesso ao compartilhamento de aplicativos, permitindo que você use aplicativos de terceiros para compartilhar músicas.
O Google Drive é uma solução de armazenamento em nuvem fornecida por ninguém menos que o próprio Big G. O Google oferece uma pequena quantidade de armazenamento gratuito para contas pessoais e do Workspace, mas você pode atualizar esse armazenamento mediante o pagamento de uma taxa.
Um dos motivos pelos quais o Google Drive é uma escolha fantástica para colaboração remota é que você pode compartilhar pastas com membros da equipe que nem fazem parte de uma conta do Google Workspace. Isso permite que você acesse arquivos compartilhados para upload e download na web.
Zoom é uma das muitas soluções de videoconferência de alta qualidade para comunicação e colaboração. Você pode usar o Zoom gratuitamente, mas existe uma versão paga que adiciona recursos aprimorados se você tiver um grande número de membros remotos da equipe. Ao usar o Zoom, você e os membros da sua equipe podem participar de uma videochamada para colaboração em tempo real, e o Zoom também oferece compartilhamento de tela para que as pessoas possam apresentar itens na tela.
Semrush é uma ferramenta híbrida para equipes remotas, pois pode ser usado para tarefas de vendas de geração de leads, bem como otimização de mecanismos de pesquisa, idealização de conteúdo, rastreamento de métricas e colaboração.
Em geral, Semrush fornece orientação e direcionamento para campanhas de marketing, ao mesmo tempo que serve como um hub onde os usuários podem acompanhar o andamento de diferentes projetos. Você também pode usar o SEMrush para gerar formulários e relatórios e rastrear concorrentes.
Loom é outra oferta exclusiva no concorrido campo de ferramentas de trabalho remoto, já que o Loom funciona como um gravador de tela que captura sua tela, webcam e microfone ao mesmo tempo. Você pode gravar vídeos seus trabalhando ou fazendo uma apresentação e depois enviar o vídeo como uma mensagem para outros membros da equipe.
Como ferramenta de colaboração para equipes remotas, o Loom também funciona como uma ferramenta de divulgação para geração de leads, pois pode ser usado para registrar você mesmo, fornecendo uma visão geral de um projeto para clientes em potencial. Algumas empresas de marketing digital usam ferramentas como o Loom para criar visões gerais em vídeo de auditorias de sites e tarefas semelhantes para leads. Esses vídeos podem então ser enviados por e-mail para apresentar o serviço com uma demonstração personalizada em tempo real já criada.
Em relação aos aplicativos de colaboração criativa, o Canva é a melhor escolha devido à sua facilidade de uso. Canva é uma ferramenta de design gráfico que oferece funcionalidade colaborativa. As equipes podem trabalhar juntas em projetos e cada membro pode ver as contribuições de todos os outros. O Canva inclui ferramentas de edição de imagem, vídeo e texto que são fáceis para iniciantes, mas abrangentes o suficiente para serem dominadas por profissionais de design experientes.
Deve-se destacar que o Canva oferece uma opção gratuita e premium. A opção gratuita inclui muitos recursos da versão premium, mas existem limitações. A versão premium do Canva inclui uma lista enorme de recursos como banco de imagens, modelos e gráficos para usar em projetos. Além disso, a versão premium pode exportar criações concluídas em mais formatos.
Asana é um software projetado especificamente para gerenciamento de projetos que inclui recursos como gráficos de Gantt para rastrear cronogramas e conclusões de tarefas do projeto. A Asana também oferece uma opção gratuita para equipes pequenas com mais recursos adicionados para contas pagas. Muitos profissionais de trabalho remoto escolhem a Asana devido aos seus recursos de colaboração em tempo real e à integração com muitos produtos da Microsoft e do Google.
O Google Docs é outro aplicativo colaborativo oferecido pelo Google e, assim como o Google Drive, está disponível para contas pessoais e do Workspace. Um dos benefícios de usar o Google Docs em uma conta do Workspace é que você pode colaborar facilmente com funcionários remotos em sua organização, e vários usuários podem acessar e trabalhar em documentos simultaneamente.
As alterações feitas nos documentos são mostradas em uma barra lateral e você pode adicionar comentários e sugestões aos documentos compartilhados para que todos possam ver sua opinião. O Google Docs também aproveita o Google Drive, permitindo aos usuários armazenar documentos no armazenamento compartilhado do Drive, para que você não precise se preocupar em ficar sem espaço.
Completando esta lista está o Google Meet. Embora o Google Meet seja semelhante ao Zoom, ele tem o benefício da integração direta aos aplicativos do Workspace e ao Gmail. Isso o torna uma opção fantástica para equipes remotas que já investem no ecossistema do Google, pois você pode criar automaticamente sessões do Meet dentro do Google Calendar e enviar convites.
Além disso, o Google Meet oferece algumas ferramentas de produtividade combinadas com uma conta do Workspace, incluindo a capacidade de trabalhar em jam boards ou quadros interativos. Certas camadas do Google Workspace também podem gravar reuniões no Google Meet para análise posterior com colegas, e serviços de transcrição estão disponíveis para reuniões.
Para aproveitar totalmente o poder das ferramentas de colaboração remota, você deve escolher as ferramentas certas para o tamanho da sua equipe e o escopo do trabalho da sua equipe. Antes de começar a baixar demonstrações ou comprar assinaturas, dê uma olhada nas dicas a seguir para maximizar o uso de ferramentas de colaboração remota:
Embora praticamente todas as ferramentas da lista acima sejam soluções de baixa demanda, todas as ferramentas remotas requerem alguma forma de Internet. Embora ferramentas de videoconferência como Google Meet e Zoom às vezes funcionem em conexões lentas, geralmente é melhor que todos em sua equipe remota possam acessar a Internet de alta velocidade para aproveitar ao máximo essas ferramentas.
Você também é incentivado a pensar sobre o uso e os limites de dados. Isto se torna especialmente importante ao trabalhar com membros remotos da equipe em áreas onde planos de dados ilimitados não são tão predominantes ou acessíveis.
Muitas ferramentas de colaboração remota funcionam em um modelo de assinatura. Você paga mensalmente ou anualmente para acessar e usar essas ferramentas. Se você deixar sua assinatura expirar ou não pagar, você perderá o acesso ao serviço.
Infelizmente, isso também pode significar a perda de acesso aos dados contidos na sua conta dentro do serviço. As assinaturas são excelentes porque geralmente exigem um baixo comprometimento, mas esteja atento à quantidade de dados que você investe em qualquer ferramenta.
Como as ferramentas de colaboração remota geralmente processam e armazenam dados em um ambiente de nuvem, reserve um tempo para ler e compreender as políticas de privacidade de dados de qualquer empresa com a qual você faz parceria para software de colaboração remota. Se um provedor de serviços não manusear com segurança os dados pelos quais você e os membros de sua equipe passam, o potencial de perda ou roubo de dados pode ser um problema.
Isso se torna ainda maior se você planeja trabalhar em projetos de clientes que envolvem dados confidenciais por meio de ferramentas de colaboração remota. Nesses casos, os dados do seu cliente estão em jogo e a perda de dados pode levar a ações judiciais e outros problemas jurídicos.
Não importa quais ferramentas de colaboração de trabalho remoto você escolha, acompanhe as tendências para ficar por dentro dos desenvolvimentos mais recentes. A tecnologia da Internet está em constante mudança e evolução. Se você ficar preso ao uso de uma ferramenta específica durante anos porque não está ciente dos desenvolvimentos mais recentes, poderá perder novas oportunidades de maximizar a produtividade. Isso não significa que você precisa se tornar um gênio da tecnologia, mas significa que você é incentivado a acompanhar o desenvolvimento de software colaborativo.
No cenário em constante evolução do trabalho remoto, as ferramentas certas são mais do que apenas uma conveniência: são essenciais para manter a produtividade, promover a colaboração e garantir uma comunicação perfeita à distância. As 10 principais ferramentas remotas destacadas neste artigo são indispensáveis para qualquer empresa que queira prosperar na era digital. Desde plataformas de gerenciamento de projetos como Trello e Asana até ferramentas de comunicação como Slack e Zoom, essas ferramentas capacitam as equipes a trabalhar com eficiência, independentemente de sua localização física.
À medida que adotamos essas tecnologias, manter-se informado sobre as últimas tendências e avanços é vital para aprimorar continuamente nossas capacidades de trabalho remoto. Para empresas que buscam aumentar ainda mais sua presença e eficiência online, explorar sites de pequenas empresas é o próximo passo fundamental. Fortaleça sua base no mundo digital e descubra novas oportunidades de crescimento e colaboração com as ferramentas e recursos certos ao seu alcance.
”Negócio desatualizado ele não está apenas perdendo dinheiro, mas está perdendo a chance de fazer a diferença ao mundo”
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