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Como proprietário de uma empresa, você pode ter dias em que os projetos se acumulam antes de poder concluí-los. Outros dias, você está sobrecarregado com muito tempo livre. Você não pode prever o futuro e planejar todas as possibilidades. Ainda assim, as estratégias de gerenciamento de tempo para proprietários de pequenas empresas ajudam você a se manter ocupado, manter seus projetos no caminho certo e se recuperar rapidamente de contratempos.
As empresas podem perder dias valiosos devido à procrastinação. Ao receber um projeto, comece a planejar imediatamente. Ficar adiantado lhe dará tempo extra caso você enfrente um contratempo. Você também terá mais oportunidades de revisar, inspecionar e aprimorar seu projeto antes de entregá-lo ao cliente.
Se o projeto parecer complicado, tente dividi-lo em etapas simples com prazos. Depois de atingir cada objetivo, você experimentará uma sensação de satisfação, tornando mais fácil seguir em frente. Não pare de trabalhar se estiver algumas semanas adiantado. É melhor concluir o projeto mais cedo do que esquecê-lo e sair correndo no último minuto.
Se você é perfeccionista, tentar fazer tudo sozinho é tentador. No entanto, todos têm pontos fortes e fracos. Ao ter dificuldades com uma tarefa específica, você pode economizar tempo delegando-a a um funcionário. Eles concluirão a tarefa com mais eficiência e você poderá se concentrar em projetos que recompensem seus pontos fortes.
Às vezes, os empresários assumem projetos que não são de sua responsabilidade. Se você estiver ocupado com tarefas domésticas, a empresa poderá perder seu conhecimento de alto nível. Você pode contratar outras pessoas para atender ligações, enviar e-mails, limpar o escritório, gerenciar a folha de pagamento e cuidar dos impostos enquanto se concentra em sua função de liderança.
De acordo com a regra 80/20, 80% dos seus resultados vêm de 20% dos seus processos. Isso não significa que o resto de seus esforços sejam inúteis ou que você deva reduzir sua força de trabalho a uma equipe mínima. No entanto, isso pode ajudá-lo a restringir seu foco às políticas mais eficazes e a eliminar etapas extras.
Por exemplo, ao revisar seus perfis de mídia social, você pode descobrir que tem milhares de seguidores em uma plataforma e tem dificuldade para encontrar um público em outra. Ao estudar a segunda plataforma, você descobrirá que ela não atrai seu público-alvo principal. Com isso, você deixará de perder tempo neste site e focará nos perfis que atingem o maior público.
Isso também se aplica ao seu fluxo de trabalho. Sua empresa pode ter etapas, tarefas ou compras desnecessárias que ocupam tempo sem aumentar seus lucros. Tente revisar seu fluxo de trabalho e procurar redundâncias e, em seguida, agilizar o processo tanto quanto possível. Isso economizará tempo e facilitará muito o trabalho de seus colegas de trabalho.
O gerenciamento do tempo se aplica até mesmo aos seus clientes. Navegue em seu site e procure problemas, como cliques extras, páginas vazias e tempos de carregamento lentos, que dificultam a realização de um pedido. Os clientes têm menos tempo para mudar de ideia quando a compra é rápida e fácil.
A tecnologia torna mais fácil do que nunca para os proprietários de pequenas empresas utilizar estratégias de gerenciamento de tempo. Muitos programas podem automatizar tarefas básicas, como coleta de documentos, controle de despesas, aprovação de solicitações e adição de datas ao calendário. Isso libera horas para seus colegas de trabalho sem substituir seus empregos.
A inteligência artificial (IA) pode automatizar tarefas como redigir e-mails, gerar imagens, criar gráficos e debater ideias. Você pode encontrar dezenas de ferramentas de IA gratuitas ou acessíveis online, e algumas se integram ao software que você já usa. No entanto, a IA pode cometer erros, portanto evite depender muito dela. Um funcionário humano deve revisar seu trabalho antes de passar para a próxima etapa.
Para folha de pagamento, procure aplicativos de controle de tempo que permitem que os funcionários registrem ponto, registrem horas, solicitem folga e muito mais. Esses aplicativos monitoram as horas de seus funcionários para reduzir a carga de trabalho do gerente de folha de pagamento, permitindo que eles se concentrem em outras metas. Além disso, a conveniência adicional proporciona mais flexibilidade aos seus funcionários.
Enquanto estiver fazendo isso, confira as ferramentas de planejamento de projetos que condensam seus planos, documentos e conversas em um painel. Essas ferramentas oferecem um local para visualizar gráficos, acompanhar seu progresso, enviar anúncios, distribuir tarefas e entrar em contato com os funcionários, o que facilita muito o planejamento do projeto.
A tecnologia é uma ferramenta útil, mas também pode se tornar uma distração se você não tomar cuidado. Algumas empresas aproveitam os avanços mais recentes, pensando que encontraram uma mina de ouro, apenas para verem uma perda no seu investimento quando a tecnologia falha. Ao considerar atualizar seu fluxo de trabalho, procure produtos confiáveis e confiáveis com um histórico de resultados comprovados. Caso contrário, você poderá desperdiçar o tempo dos funcionários com mudanças e cursos de treinamento desnecessários.
Da mesma forma, fique atento a outras distrações que diminuam sua produtividade. A mídia social é uma distração significativa que pode facilmente consumir uma ou duas horas. Se você precisar usar seu telefone para trabalhar, tente excluir seus aplicativos de mídia social ou sair antes de entrar.
A gestão do tempo é essencial para as redes sociais. Seus seguidores esperam um fluxo constante de conteúdo de alta qualidade e, se você parar de postar por algumas semanas, eles poderão se perguntar se você faliu. Um calendário de conteúdo ajuda você a planejar, distribuir tarefas e postar uma ou duas vezes por dia para conquistar seguidores constantes.
Você pode usar um software, um calendário digital ou um calendário impresso tradicional. Depois de encontrar seu modelo, você agendará conteúdo diário. Por exemplo, segunda-feira poderia ser assim:
Comece seu calendário com pelo menos um mês de antecedência para ter tempo suficiente para produzir conteúdo de alta qualidade. Se você se limitar a anúncios secos, provavelmente não encontrará público. No entanto, uma combinação de vídeos, infográficos, fotos, postagens em blogs, perguntas e transmissões ao vivo pode levar a um número impressionante de seguidores.
Surpreendentemente, o seu ambiente de trabalho é tão importante quanto o seu calendário. Você poderia ter um cronograma claro e coeso, com prazos rígidos e metas alcançáveis, mas se seus funcionários estiverem estressados e sobrecarregados, eles poderão entregar conteúdo abaixo da média após o prazo. Uma atmosfera positiva é a chave para administrar um negócio produtivo.
Para começar, evite microgerenciar seus funcionários. Se você pode confiar neles para um projeto, eles provavelmente não precisarão de um supervisor pairando sobre seus ombros e direcionando cada movimento. Dar-lhes liberdade mostra que você confia no julgamento deles, aumentando seu moral. Eles também gostarão de ir ao escritório diariamente, quando puderem relaxar e concluir projetos de acordo com seus próprios termos.
Ao definir expectativas, evite exigir que seus funcionários sigam padrões impossíveis. Exigir perfeição pode aumentar temporariamente a produtividade, mas, eventualmente, seus colegas de trabalho sofrerão esgotamento. As pessoas podem desistir durante o projeto, forçando você a contratar novos funcionários e adiar os prazos.
Além disso, dê aos seus colegas de trabalho oportunidades de fazer pausas, revisar seu progresso e planejar os próximos passos. Certifique-se de comemorar suas conquistas e incentivá-los a alcançar seus objetivos. Isso os ajudará a aprender com sua jornada, em vez de correr obsessivamente em direção ao produto final.
Às vezes, fazer horas extras é inevitável. No entanto, se você trabalha muitas horas o tempo todo, provavelmente precisará estabelecer limites. Mais horas não significam necessariamente melhor gerenciamento do tempo. Você provavelmente está caminhando para o esgotamento, o que pode forçá-lo a recuar e ajustar sua estratégia de negócios.
Defina seu horário de trabalho e cumpra-o tanto quanto possível. Isso pode fortalecer suas habilidades de gerenciamento de tempo, incentivando você a agendar tarefas dentro de um prazo específico. Você também evitará o esgotamento e se sentirá revigorado em vez de estressado ao retornar ao trabalho todas as manhãs. Quando você não estiver trabalhando, certifique-se de que os funcionários e clientes saibam que você não está disponível para chamadas relacionadas ao trabalho.
A multitarefa pode parecer uma maneira eficiente de fazer mais, mas quando você tenta conciliar vários projetos ao mesmo tempo, a qualidade do seu trabalho pode ser prejudicada. Tente reservar um tempo para cada projeto e concentre-se nas tarefas, uma de cada vez. Isso ajuda você a produzir seus melhores esforços e evitar se sentir sobrecarregado.
Você provavelmente já ouviu a frase: “Esta reunião poderia ter sido um e-mail”. As reuniões ocupam muito tempo porque exigem que toda a equipe pare o que está fazendo, vá até a sala de reuniões, espere o início e fique sentado por uma ou duas horas. Embora proporcionem uma excelente oportunidade para falar cara a cara com colegas de trabalho, também podem diminuir a produtividade.
Antes de agendar uma reunião, pergunte-se se você realmente precisa falar com todos pessoalmente ou se um e-mail resolverá o problema. Quando as reuniões forem inevitáveis, certifique-se de chegar na hora certa e oferecer uma apresentação limpa e sem preenchimento. Convide apenas os funcionários essenciais e deixe o restante da equipe continuar trabalhando.
Com as novas tecnologias no horizonte, as estratégias de gerenciamento de tempo para proprietários de pequenas empresas estão em constante mudança. Assine nosso boletim informativo para o crescimento dos negócios e fique por dentro das últimas atualizações. Você também receberá dicas e conselhos de especialistas em pequenas empresas que o ajudarão a ter sucesso.
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