Por que lemos livros como Traction, Scaling Up e E-Myth e ainda lutamos para implementar sistemas, definir processos e treinar pessoas em nossa agência?

Essas são metodologias incrivelmente abrangentes. E, no entanto, as agências digitais ainda sofrem com meses de festa ou fome, resultados e prazos inconsistentes em projetos, controle de qualidade, revisões e muito mais. Não é porque eles não sejam excelentes no que fazem. EU

não é porque não há valor em seu serviço. Muitas vezes é porque não definiram os três elementos mais importantes da entrega: o comoo quando, e o por que.

Complicar nossas operações no início pode levar a um grande fracasso em implementá-las. Os proprietários de empresas complicam demais seus próprios processos, hesitam em anotar as coisas e, então, há um grande obstáculo operacional na empresa.

Junte isso à atenção dividida e aos recursos escassos e você terá uma agência que passa a maior parte do tempo apagando incêndios, reagindo a problemas com clientes e, geralmente, construindo uma cultura de “o Fundador/Diretor Criativo/Líder resolverá isso”.

Antes de conversarmos sobre como tudo isso pode ser realmente simples, vamos primeiro voltar ao início.

Quando iniciamos nossas empresas, somos instruídos a nos apressar. E se apresse muito. Fomos ensinados que é preciso muito esforço para criar impulso, fechar negócios, contratar pessoas e gerenciar projetos. E isso é tudo verdade. Há muito trabalho necessário para colocar uma empresa em funcionamento.

O desafio é que todos nós adotemos o hábito de acender a vela nas duas pontas e no meio, tudo para fazer o negócio crescer. E trazemos esse hábito para o próximo estágio de crescimento quando nosso negócio precisa… você adivinhou… exatamente o oposto.

No livro de Mike Michalowitz, Lucro Primeiro, ele começa insistindo que o leitor entenda e aceite uma verdade fundamental: nosso negócio é um monstro comedor de dinheiro. A verdade é que nosso negócio também é um monstro que consome tempo. E é só quando percebemos que, enquanto continuarmos alimentando-o com nosso tempo e recursos, ele engolirá tudo, deixando você sem nada no bolso e com uma tonelada de confusão sobre por que você não consegue crescer.

A verdade é que os problemas financeiros são fáceis em comparação com os problemas operacionais. O dinheiro está em toda parte. Você pode obter um empréstimo ou criar mais receita fornecendo valor facilmente. O que é mais difícil é pegar esse dinheiro e criar sistemas que produzam lucrativamente. O próximo nível é pegar esse dinheiro, gerando lucro e liberdade de tempo.

Em meu livro best-seller, The Sabbatical Method, ensino aos proprietários como reduzir fundamentalmente o tempo que passam em sua empresa, fazendo tudo, e como isso pode economizar muito dinheiro, tempo e dores de cabeça aos proprietários ao profissionalizar suas operações.

A parte difícil de ser proprietário de uma agência digital é que você provavelmente começou seu negócio porque era ótimo em alguma coisa. Construindo sites, criando estratégias de Search Engine Optimization ou executando campanhas de mídia paga. E então você acabou administrando uma empresa. Essas são duas coisas muito diferentes.

Como sair do seu próprio caminho e criar uma estrutura simples para sua agência…

1. Comece a trabalhar menos

Sei que isso parece muito ousado e contra-intuitivo, mas já vi isso fazer maravilhas tanto para clientes quanto para colegas. Costumo dizer que você não consegue ver o rótulo de dentro da garrafa e não encontrei nenhuma afirmação mais verdadeira quando se trata de coisas como planejamento, visão, direção e criação de operações.

Os proprietários que ficam no mato do seu negócio enquanto tentam construir a estrutura são como caçadores na selva cortando o mato com um facão, sem chegar a lugar nenhum com os braços realmente doloridos. Em vez disso, defina seu dia de trabalho, crie limites de envolvimento, pare de trabalhar nos finais de semana, à noite e de pular na cabeça das pessoas para resolver problemas.

Isso o ajudará a obter outro ponto de vista sobre sua empresa e sua equipe poderá construir alguma autonomia enquanto isso.

2. Domine a arte da transferência de conhecimento

Existem duas maneiras de transmitir conhecimento a outras pessoas: aprendendo e escrevendo algo. A aprendizagem começou como um relacionamento para toda a vida e muitas vezes o conhecimento era retido apenas por UMA pessoa que daria continuidade ao seu método.

Escrever coisas costumava ser limitado (antes da imprensa) a quem segurava as páginas.

Temos a sorte de hoje termos muitas formas de transmitir conhecimento à nossa equipe. E criar esse hábito desde o início pode evitar que uma empresa fique dependente de qualquer pessoa que tenha um monte de “como” e “quando” em mente.

Enquanto você tira um tempo para sair do dia a dia, comece a anotar as coisas e gravar sua tela (use uma ferramenta como loom.com) enquanto responde às perguntas.

Deposite esses ensinamentos na base de conhecimento da empresa, um local central para os recursos da empresa. Algumas das empresas mais escaláveis ​​e vendáveis ​​com as quais já trabalhei tinham esse hábito bem estabelecido.

3. Defina seus processos

Aproveite. Nenhuma ferramenta ou software sofisticado salvará sua empresa. Todas as equipes com as quais trabalhei e que me procuraram com uma ferramenta de gerenciamento de projetos incompleta sofreram imensamente por não definirem primeiro seu processo. Isso não é fácil de fazer, mas pode ser simples.

O que deixa a maioria das equipes paralisadas é simplesmente tomar decisões. Se você puder decidir como fazer algo, quando fazê-lo e por que isso acontece dessa maneira, você já venceu. Eu sei exatamente o que você está pensando: nosso processo muda o tempo todo, por cliente, por compromisso, etc.

As pequenas empresas deveriam encontrar maneiras melhores e mais eficientes de fazer as coisas o tempo todo. Desenvolver seus processos e criar um esforço de manutenção para mantê-los precisos e atualizados será uma balsa salva-vidas em mares agitados. Você poderá agarrá-lo quando a agência estiver ocupada.

“Estou tão ocupado, como posso trabalhar menos e reservar tempo para isso?”

Você não pode se dar ao luxo de não fazer esse trabalho. Acender a vela em ambas as extremidades e no meio acabará por alcançá-la, de uma forma ou de outra. Seja por esgotamento, saída de clientes da empresa, saída de um membro da equipe, alguma conta fiscal enorme e inesperada.

Já ouvi todas as histórias e todas são uma merda. É mais fácil do que nunca começar um negócio e é mais difícil do que nunca mantê-lo. Este trabalho pode não ser atraente, mas nos dá a liberdade que desejávamos quando iniciamos nossas empresas.

Comece pequeno e simples e veja sua empresa se tornar mais previsível e sua equipe mais eficiente.