Este é um post convidado de Drew McLellan. Há mais de 25 anos atua no setor publicitário. Para 18 deles ele possuía e dirigia sua própria agência.

Hoje, McLellan lidera o Mesa Redonda de Gestão de Agênciasque aconselha centenas de agências de publicidade de pequeno e médio porte sobre como crescer e aumentar sua lucratividade por meio de redes de proprietários de agências, consultoria, workshops, webinars e muito mais.

Não é segredo: A maioria dos proprietários de agências de publicidade vem de dentro da indústria publicitária. Naturalmente, eles são executivos de contas, redatores ou diretores de arte muito bons, mas nem sempre são empresários experientes.

Como a maioria das pessoas criativas, elas não estão interessadas em sistemas e processos restritivos e estereotipados para orientar o fluxo de trabalho, mesmo que sejam necessários. Infelizmente, esse passo em falso pode, por si só, criar o caos em uma agência de publicidade ocupada.

Erros comuns em agências de publicidade

A maioria das agências rouba receitas quando não monitora e fatura o trabalho corretamente. Com estes pequenos fluxos de receitas adicionais, a agência média poderia aumentar os seus resultados em vários pontos percentuais todos os anos – se não mais.

Além disso, sem um crescimento contínuo da receita, é difícil continuar contratando e treinando, o que pode levar ao aumento da rotatividade e a ideias obsoletas. Em última análise, isso pode resultar numa agência que já não é uma força criativa. É simplesmente uma casa de produção, e não uma geradora de inovação.

No ambiente atual, este é um risco que a maioria das agências simplesmente não pode assumir. Com uma mistura de funcionários e freelancers trabalhando juntos em diferentes cidades e fusos horários, o gerenciamento de processos e projetos torna-se vital para garantir faturamento, comunicação e conclusão do projeto adequados. Caso contrário, os detalhes são esquecidos, os prazos são perdidos, os clientes vão embora e os resultados financeiros caem drasticamente no vermelho.

Não precisa ser assim.

10 dicas para uma vantagem competitiva

Aqui estão 10 maneiras de oferecer à sua agência de publicidade um processo simplificado e uma vantagem competitiva.

1. Tenha um processo de produção e honre-o. É importante criar fluxos de trabalho claros e fáceis de seguir para cada tipo de projeto. Isso garante que etapas não sejam perdidas e que o produto final tenha sido avaliado em cada etapa essencial.

2. Crie uma cultura que não honre soluções alternativas para ninguém – nem mesmo para o proprietário. Certifique-se de que o processo de produção se aplica a todos, independentemente da posição que ocupam. Se os clientes insistem em um tratamento especial ou acreditam que não precisam gastar com etapas extras, eles não estão lhe dando a oportunidade de fornecer seu melhor trabalho.

3. Incentive a implementação de sistemas críticos. Faça com que valha a pena o tempo de seus funcionários usarem os sistemas certos para realizar suas tarefas. Os aumentos de eficiência e produtividade beneficiam ambos os seus funcionários e seu resultado final.

4. Realize reuniões de trânsito regulares e obrigatórias para se manter atualizado sobre o status do projeto. As reuniões de trânsito não são opcionais. Eles mantêm os projetos dentro do prazo e do orçamento. Use-os a seu favor.

5. Crie modelos para processos e tarefas usados ​​com frequência. Torne o mais fácil possível para sua equipe garantir que haja uniformidade em suas informações e métodos.

6. Aproveite a tecnologia para tornar os processos simples e fáceis. Existem muitas ferramentas de software boas por aí. Certifique-se de fornecer à sua empresa e aos funcionários as ferramentas necessárias para fazer o melhor trabalho possível.

7. Pare de dar dinheiro. Acompanhe o tempo com precisão e emita pedidos de alteração quando as entregas dos seus clientes mudarem. Não jogue dinheiro atrás de metas que já foram eliminadas.

8. Traga o cliente para o planejamento do seu processo. Seus clientes são parte integrante do planejamento do seu processo. Descubra o que os frustra em trabalhar com você. Lembre-se de que a forma como sua agência opera não é apenas uma questão interna. Também afeta os clientes.

9. Faça do treinamento uma prioridade. A maioria das agências não investe tempo ou dinheiro suficiente para treinar funcionários e equipes de liderança. Sem ele, sua agência ficará estagnada. Ajuste o treinamento ao seu orçamento e financie-o bem todos os anos.

10. Estabeleça metas para seus pontos fracos operacionais. Comunique essas metas a toda a sua equipe e, em seguida, acompanhe e relate métricas operacionais com base nessas metas.

Muitas agências são ótimas no que fazem e estremecem com a ideia de “encaixar” o trabalho em um processo simplificado. O problema é que sem esse processo, seu trabalho não atinge todos os cilindros, deixando clientes e funcionários querendo algo mais.

Os benefícios são claros: concluir projetos — dentro do prazo e do orçamento — ajuda você a criar uma agência mais lucrativa, com menor rotatividade e clientes mais satisfeitos. Tudo que você precisa agora são as ferramentas para fazer isso acontecer e a dedicação para construir um processo contínuo para guiá-lo adiante.