Com a inteligência artificial (IA) dominando a força de trabalho, você provavelmente já viu recursos de IA surgindo em seus aplicativos e software. A maioria das pessoas usa IA para geração de texto e imagem. No entanto, a IA oferece uma variedade de recursos que podem agilizar a produção, facilitar as reuniões e organizar seu calendário – e depois de aprender como a IA pode melhorar o gerenciamento do tempo, você terá mais tempo para atendimento ao cliente e geração de leads.

O que é gerenciamento de tempo?

O gerenciamento do tempo envolve estruturar o seu dia para maximizar a produtividade e reduzir o tempo de inatividade, deixando espaço para pausas ocasionais. Se você começar a trabalhar sem cronograma, poderá gastar muito tempo em um projeto, negligenciar os outros e, acidentalmente, perder tempo no relógio. Isso pode levar a um trabalho abaixo da média que não atende aos padrões de seus clientes.

Felizmente, é fácil incorporar estratégias de gerenciamento de tempo à sua rotina. Maneiras comuns de aumentar a produtividade incluem:

• Estabelecendo metas e prazos
• Agendamento de tempo para cada projeto
• Começar cedo em vez de procrastinar
• Limitar distrações, como aplicativos e mídias sociais
• Reservar tempo para “trabalho profundo” sem interrupções

No mundo de hoje, você não precisa fazer isso sozinho. Aprender como a IA pode melhorar o gerenciamento do tempo pode tornar sua empresa mais eficiente do que nunca.

Por que o gerenciamento do tempo é importante?

O gerenciamento do tempo é importante porque lhe dá tempo para planejar, pesquisar, definir metas e produzir um trabalho de qualidade. Isso promove um ambiente de trabalho descontraído, onde você não se sente apressado, aumentando a satisfação e inspirando todos a darem o melhor de si. Você pode fazer uma pausa ou pular para a próxima atividade quando tiver tempo sobrando antes do prazo.

Da mesma forma, o gerenciamento do tempo ajuda a manter um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal. Você será capaz de estabelecer limites claros entre projetos e tempo para a família, tornando seu trabalho mais agradável. O cumprimento dos prazos garante que seu trabalho permaneça no escritório e você não precisará chegar cedo ou tarde.

Como gerenciar o tempo com IA

Acompanhe o seu tempo

Antes de começar, você precisará avaliar sua situação atual. Enquanto os rastreadores de tempo manuais forçam você a marcar o ponto, os rastreadores alimentados por IA monitoram silenciosamente suas atividades e usam essas informações para gerar relatórios. Essencialmente, você obtém uma avaliação profissional com pouco esforço.

Os rastreadores de IA registram sua atividade sempre que você digita, navega em sites, usa aplicativos, trabalha em projetos, envia e-mails para colegas de trabalho e realiza outras atividades. Eles também observam períodos inativos. Depois de ler seu relatório, você poderá se surpreender com quantas horas passou sentado em reuniões virtuais, verificando seus e-mails ou fazendo apresentações.

Com essas informações, você determinará quais atividades exigem mais foco e onde deverá reduzir. Alguns softwares até analisam suas atividades e oferecem sugestões para trabalhar com mais eficiência.

Gerar listas de tarefas

Quando você não sabe por onde começar, o software de IA pode gerar listas de tarefas priorizando as atividades mais importantes. Alguns aplicativos se integram ao software da sua empresa para extrair informações do banco de dados. Você também pode usar um aplicativo gratuito, como o ChatGPT, mas terá que fornecer informações sobre seus projetos e cronograma. Em qualquer caso, a IA pode adicionar à sua lista tarefas essenciais que você nunca considerou.

Organize seu calendário

Às vezes, gerenciar sua agenda parece tão demorado quanto enviar e-mails, participar de eventos e se preparar para reuniões. Os assistentes de IA têm o poder de gerenciar seu calendário revisando sua programação, projetos e comunicações por e-mail e ajustando tudo em espaços organizados. O assistente faz ajustes automaticamente ao longo do dia e contabiliza situações inesperadas.

A IA pode cometer erros, então você deve revisar manualmente sua programação. Ainda assim, esses programas podem transformar uma hora de agendamento em uma verificação rápida de dez minutos. Se você se esforçar demais, a IA lhe dirá para fazer uma pausa. Isso ajuda você a trabalhar de forma consistente, sem sobrecarregar seu dia com projetos e reuniões.

Gerar texto básico

À medida que você aprende como a IA pode melhorar o gerenciamento do tempo, usar a geração de texto é essencial. O software gratuito de IA convida você a economizar horas de trabalho produzindo e-mails, relatórios, blogs e conteúdo da web em segundos. Embora esta tecnologia seja rápida, não é infalível – e se você confiar demais nela, poderá acidentalmente compartilhar informações falsas.

Esses projetos geralmente exigem o toque humano:

• Postagens de blog
• Relatórios e apresentações
• Projetos de pesquisa
• E-mails personalizados
• Postagens em mídias sociais com histórias pessoais

No entanto, você pode reduzir o tempo de produção pela metade ao usar a IA como assistente e ponto de partida, em vez de um substituto humano. Aqui estão algumas maneiras de usar software de geração de texto com eficiência:

• Sugerindo blocos
• Obtendo ideias para postagens de blog
• Escrever esboços e rascunhos
• Realizando pesquisa básica
• Geração de textos curtos e e-mails

Isso reduz o tempo que sua equipe gasta em brainstorming, pesquisa e elaboração, ao mesmo tempo que garante que você forneça conteúdo confiável e revisado por humanos para seus clientes e acionistas. Se você investir em software pago, poderá obter acesso a benefícios exclusivos, como respostas ilimitadas e tempos de resposta mais rápidos.

Automatize sua caixa de entrada

Se sua caixa de entrada estiver lotada de e-mails, a IA oferece uma variedade de ferramentas organizacionais. A IA poderia classificar seus e-mails em categorias e priorizar as mensagens mais importantes. Muitos programas também redigem e-mails e geram sugestões enquanto você escreve para ajudá-lo a causar uma boa impressão. Grandes empresas costumam usar IA para revisar e-mails e enviar respostas automáticas.

Quando você recebe um e-mail, a IA pode adicioná-lo a uma categoria, extrair informações importantes, resumir a mensagem e adicionar datas ao seu calendário em segundos. Isso permite que você navegue rapidamente pela sua caixa de entrada sem se preocupar com cada resposta. Se preferir responder você mesmo, alguns programas oferecem análise de sentimento para que você possa responder de forma amigável, séria ou sombria.

Simplifique suas finanças

A IA pode automatizar tarefas financeiras, incluindo pagamento de contas, envio de faturas, rastreamento de horas de funcionários e geração de relatórios. Isso pode levar a contas e despesas inesperadas, então você precisará de um funcionário humano para revisar o trabalho da IA. Ainda assim, depois de se adaptar à nova tecnologia, o seu gestor de RH terá mais tempo para construir um ambiente de trabalho positivo.

Crie roteiros de projetos

Os roteiros do projeto incluem etapas, metas e prazos que mantêm sua equipe no caminho certo. Infelizmente, pode ser difícil planejar com meses de antecedência quando você está apenas começando. Quando você fornece à IA algumas informações sobre seu projeto, o software pode gerar um roteiro com ferramentas, expectativas, prazos, instruções e muito mais.

Pode ser necessário ajustar o roteiro para atender às suas necessidades, mas a versão da IA ​​ainda fornece um excelente ponto de partida. Além disso, se você quiser dar um passo adiante, muitas ferramentas de gerenciamento de projetos usam IA para monitorar seu progresso, coletar análises, comunicar-se com os membros da equipe e resumir seu trabalho. Isso economiza ainda mais tempo da sua programação, permitindo que você se concentre no resultado.

Utilize chatbots

Quanto tempo sua equipe de atendimento ao cliente gasta respondendo a perguntas básicas? Se você instalar um chatbot com tecnologia de IA em seu site, poderá economizar horas de tempo e esforço. Os chatbots extraem informações do seu FAQ para responder instantaneamente a perguntas simples, como “Você oferece frete grátis?” e “Como faço para usar cupons?” Alguns bots podem até procurar pedidos, ajudar com problemas de conta e fornecer outros serviços personalizados.

Os bots também podem encorajar os visitantes a permanecer no seu site e potencialmente fechar uma venda. Quando um convidado visita seu site, o bot pode cumprimentá-lo com uma notificação amigável que o convida a entrar em contato caso tenha dúvidas. Isso atrai clientes em potencial que queriam ajuda, mas não sabiam onde procurar. Melhor ainda, seu bot poderia informá-los sobre promoções e descontos exclusivos.

Porém, antes de demitir sua equipe, lembre-se de que os chatbots não substituem funcionários humanos. Você ainda precisará de especialistas em atendimento ao cliente para ajudar os hóspedes com questões complexas. Trabalhar com uma empresa respeitável que fornece software de alta qualidade também é essencial. Caso contrário, sua empresa poderá ser vítima de um acidente bizarro de IA.

Do seu lado, os chatbots internos tornam mais fácil para os funcionários fazerem perguntas, solucionarem problemas e realizarem pesquisas sem entrar em contato com o RH. Esses bots podem extrair informações dos bancos de dados da sua empresa para fornecer respostas rápidas e precisas aos seus funcionários. Você pode entrar em contato com uma empresa com bots pré-fabricados ou conversar com uma empresa sobre o desenvolvimento de um programa personalizado para sua equipe.

Realize reuniões com tecnologia de IA

As reuniões podem ser desafiadoras, especialmente quando você ouve e faz anotações simultaneamente. Depois disso, você poderá navegar pelo bate-papo, pesquisar slides, procurar informações importantes e pedir ajuda a colegas de trabalho. Sem IA, uma ou duas horas do seu dia de trabalho podem desaparecer rapidamente.

Por esse motivo, muitas empresas estão investindo em software de reuniões baseado em IA. Enquanto a IA grava a reunião, ela também faz anotações, resume as descobertas, responde a perguntas no chat, insere imagens e destaca detalhes importantes. A IA pode até gerar transcrições para toda a equipe revisar.

Isso elimina a necessidade de transcrever as reuniões manualmente ou de tentar resumir a discussão sozinho. Você pode até enviar o trabalho da IA ​​para toda a sua equipe para manter todos na mesma página, incluindo os funcionários que perderam a reunião.

Gerar imagens

A IA gera uma variedade de imagens, desde imagens hiperrealistas até maquetes rápidas. O software geralmente gera imagens com artefatos estranhos, textos bizarros ou mutações assustadoras, então você não quer confiar na IA para tudo. No entanto, a IA é ótima para criar gráficos rápidos que você usará no escritório.

Por exemplo, se você estiver organizando um piquenique empresarial para a Páscoa, a IA poderá produzir um folheto básico com ilustrações e informações sobre o evento. Você também pode usar IA para gerar imagens de apresentação, gráficos e diagramas, ideias de produtos e adesivos de mídia social. Apenas certifique-se de esclarecer que as imagens são geradas por IA e nunca tente fazer passar uma imagem sintética por um desenho ou foto real.

Busque inspiração

Quando estiver preso, você pode passar algumas horas realizando pesquisas on-line e fazendo brainstorming por conta própria – ou pode recorrer à IA para obter sugestões rápidas. Peça ideias ao programa e você receberá uma lista de possibilidades que podem mudar sua opinião sobre o projeto. Se uma resposta não ajudar, você pode ajustar sua pergunta ou pedir uma nova lista de ideias.

Se você estiver usando um bot disponível ao público, evite discutir informações confidenciais sobre sua empresa. Mantenha a pergunta o mais genérica possível para proteger sua empresa contra roubo. Além disso, se a IA fornecer links, revise as fontes para garantir que sejam confiáveis ​​e atualizadas.

Monitore sua reputação na web

A IA não serve apenas para gerenciamento de tempo. Você pode usar IA para diversas tarefas, incluindo geração de conteúdo, análise de produtividade e gerenciamento de reputação. A E-Marketing Associates oferece software de monitoramento de reputação baseado em IA que coleta avaliações de vários sites, cria respostas profissionais, envia solicitações de revisão e destaca as principais avaliações em seu site.

Para saber mais, entre em contato hoje mesmo para agendar uma chamada de descoberta de 15 minutos. Falaremos sobre as necessidades do seu negócio e como o gerenciamento da reputação pode gerar leads, melhorar sua reputação e aumentar suas classificações nos mecanismos de pesquisa. Enquanto isso, inscreva-se em nossos boletins informativos para receber notícias gratuitas sobre pequenas empresas e hospitalidade em sua caixa de entrada.