Por Tom Swansongerente sênior de engajamento da Heinz Marketing

Quando converso com líderes sobre gestão de mudanças, recebo uma resposta mais do que qualquer outra:

“A gestão da mudança é muito importante, mas não temos tempo/energia para investir nela.”

Então, sua iniciativa de orquestração de marketing falha e eles ficam se perguntando por que não conseguem resolver esse maldito problema de orquestração (mesmo com a própria IA). Isso realmente me confunde, pois sinto que é um problema evitável.

Nos anos energéticos da minha juventude, eu pegava no meu velho palanque e começava a fazer discursos apaixonados sobre a importância de investir numa gestão eficaz da mudança. Aqueles eram os velhos tempos, e o tempo me transformou em um homem enrugado de 30 e poucos anos com dor nas costas.

O mantra de “perfeito é inimigo do bom o suficiente” é ao mesmo tempo uma bênção e uma maldição, já que bom o suficiente não inclui (mas deveria) incluir uma gestão eficaz da mudança.

De qualquer forma, chega de divagações deste antigo comerciante, aqui está o ponto:

Algum plano de gerenciamento de mudanças é melhor do que nenhum, e a IA pode ajudá-lo a chegar lá mais rápido do que fazer você mesmo.

Então, vamos falar sobre como usar a IA para construir um plano de gerenciamento de mudanças para que seu esforço de orquestração tenha melhores chances de sucesso após o primeiro teste.

Definindo o estado futuro

Em primeiro lugar, comece definindo claramente o seu problema de negócios. Isso será útil para seu amigo de IA. Seu problema provavelmente é uma dívida de orquestração de marketing, então você pode aprender mais sobre isso nesta postagem de Sarah.

Então, o núcleo de qualquer esforço de mudança é definir a mudança que você deseja ver. Para orquestração de marketing, serão algumas frases sobre como você deseja que sua equipe funcione. Descreva isso como um mundo perfeito. Como sua equipe funcionaria idealmente?

Então você vai querer dividi-lo nas peças componentes que você está tentando consertar. Para orquestração de marketing, geralmente se parecem com:

• Cronogramas de SLA conhecidos e seguidos
• Transferências definidas no processo
• Transferências mais suaves
• Cuecas melhores
• Processos de revisão mais fáceis
• Menos pressão executiva no final do fluxo de trabalho
• Resultados consistentes
• Cenários de admissão claros
• Limpar solicitações de outras equipes
• Flexibilidade limitada na priorização

Isso são apenas alguns, eu vi muito, muito mais. Mas a questão é que você define isso. Você pode obter a ajuda da IA ​​para formular isso, mas você realmente deve definir você mesmo e não terceirizar esse pensamento.

Sua solicitação sobre qual modelo escolher e como envolver o estado futuro em um plano de mudança dependerá de quão claro você chegará aqui.

Alterar modelos

São dez centavos a dúzia, e a boa notícia é que estão todos bem documentados online. Pessoalmente, gosto do modelo ACMP, mas muitas pessoas optam pelo ADKAR da McKinsey. Todos eles têm seus pontos fortes e fracos, qual você selecionará dependerá do seu conforto passado e de quão bem o modelo se adapta ao seu estado futuro desejado.

Minha proposta para o ACMP é bastante direta: ela define mais do que apenas as etapas para a mudança. Ele avança suavemente da estratégia para o plano e para a ação e cobre cada um deles em pontos-chave como comunicação, envolvimento das partes interessadas/patrocinadores e gerenciamento de riscos. É o mais completo de qualquer um dos modelos a nível geral.

A desvantagem é que pode ficar espalhafatoso.

Na maioria das vezes, a pessoa que você contrata usará esses modelos como estrutura, mas cada modelo precisa ser adaptado à mudança.

Dicas para usar IA para selecionar um modelo:

• Obtenha um esboço de um plano de mudança em cada modelo principal que você está considerando
• Peça estudos de caso de cada modelo em sua área
• Faça com que ele selecione seções e componentes para cortar, a fim de mantê-lo simplificado e pergunte por que está cortando o que seleciona
• Pergunte de que outra forma ele personalizaria o modelo para se adequar ao estado futuro de sua orquestração específica
  • As equipes de marketing são complexas, então este será um exercício interessante
• Conte sobre os dados/ativos disponíveis que você pode inserir para apoiar o desenvolvimento do plano

Construindo o plano

Isso começa diretamente. Depois de selecionar o modelo, solicite ao LLM de sua escolha que produza um plano de mudança nesse modelo. De acordo com as dicas anteriores, você deseja garantir que está customizando o modelo para atender às suas necessidades.

A qualidade do plano dependerá realmente do que você pode alimentá-lo como material de apoio. Aqui estão algumas opções para inspirar você:

• Transcrições de entrevistas/reuniões da equipe
• Dados da pesquisa da equipe
• Dados de produção de marketing
• SLAs
• Planilhas de acompanhamento
• Materiais breves
• Resultados da campanha
• Notas retrospectivas do projeto (post mortems)

Com as informações certas, descobri que é possível produzir uma representação fiel de um plano de gerenciamento de mudanças. No entanto, isso traz problemas. Para evitar alguns deles você pode formatar seus documentos corretamente, aqui está um guia para isso.

Retrabalho

Não será perfeito desde o início. Você precisará retrabalhá-lo e fazer um workshop, portanto, certifique-se de reservar tempo para isso. Uma ótima maneira de fazer isso é pedir à IA que escreva instruções para retrabalhar o plano com base no seu feedback. Isso tende a fazer com que o prompt seja escrito de uma forma que não seja facilmente mal interpretado.

Se você estiver enfrentando muitos problemas com mal-entendidos, peça para descrever as informações que você carregou nele. Provavelmente, ele interpretou mal alguma coisa aqui. Isso já aconteceu dezenas de vezes, e sempre me surpreende a forma como a IA pode distorcer o significado de um documento… ou mesmo o que é o documento.

Armadilhas

Algum plano de gerenciamento de mudanças é melhor do que nenhum, mas saiba que aqui existem armadilhas. Isso é meio que AI 101, mas o gerenciamento de mudanças é um lugar desconhecido para muitas pessoas, então o bom senso às vezes fica em segundo plano em relação à urgência.

Aceitar o plano pelo valor nominal perde muitos pontos importantes. Isso lhe dará uma ideia melhor do que você precisa pensar, mas recomendo que você considere o plano com cuidado.

Mesmo com muitos materiais de apoio, você ainda deve revisá-los e garantir que atendem às suas necessidades. Pode ter desenterrado algo inesperado nos materiais de apoio ou, pior, interpretado mal alguma coisa. Também tende a perder nuances pessoais.

Revise todas as comunicações sugeridas. Esta é a peça mais importante, mas se você a estiver usando para redigir uma comunicação mais ampla, você realmente precisa dedicar algum tempo a ela. Provavelmente é mais rápido redigir você mesmo as comunicações.

Conclusão

Este foi difícil de escrever. Não aconselho que esta seja a escolha para gerenciar sua mudança na orquestração de marketing. No entanto, é melhor do que simplesmente ignorar completamente a gestão de mudanças. Muitas vezes é isso que acontece também. Para ser explícito: recomendo que você peça a alguém para conversar com sua equipe, avaliar seus problemas de negócios, mapear seu estado atual, definir seu estado futuro e desenvolver um plano personalizado para fazer a mudança e, ao mesmo tempo, minimizar a perda de produtividade.

Mas se você não tiver tempo/orçamento/paciência para tudo isso, espero que siga os conselhos listados acima, pois isso ajudará. Se você quiser conversar mais sobre isso, você pode entrar em contato conosco pelo e-mail aceleração@heinzmarketing.com.